Ferramenta no combate aos erros, fraudes e ineficiências

O processo administrativo empresarial é composto pelas funções administrativas de planejamento, coordenação e controle. A função de planejamento é a base e o ponto de partida de todo o processo. Entretanto, sem a função controle, o planejamento torna-se inútil e a coordenação das operações torna-se praticamente impossível.

Não existe gestão eficaz sem a função de controle e de nada adianta aperfeiçoar o planejamento sem um controle igualmente aperfeiçoado para tirar proveito das melhorias que venham a serem introduzidas nos planos da empresa. Portanto, é indispensável uma atenção permanente à função de controle para que o sistema gerencial assuma plena eficácia no combate aos erros, as fraudes e as ineficiências.

A função de controle

Define-se a função de controle, como sendo o conjunto de atividades que tem a seu cargo a importante tarefa de contribuir, no máximo das suas possibilidades, para a concretização integral dos planos da empresa. Compete a ela efetuar e analisar as comparações entre os planos e o desempenho real das operações, criando padrões apropriados dessas comparações, identificando as razões dos desvios que venham a ser apurados e recomendando, à diretoria, as medidas mais adequadas à sua correção, de forma a assegurar o cumprimento do plano original.

Assim, a função de controle utiliza-se, basicamente, das seguintes operações: fixação de padrões comparativos, cotejo entre esses padrões e o desempenho das operações reais, além da análise detalhada, da explicação e da correção sugerida dos desvios que venham a ser constatados. Inclui, portanto, sempre que possível, uma instrução detalhada da rotina a ser observada na execução de cada operação.

Não é raro que a função de controle encontre, na origem desses desvios e como seu determinante principal, a ocorrência de erros (inclusive de planejamento), de fraudes e de ineficiências (acidentais ou voluntárias) que busca prevenir. Naturalmente, a qualidade da ação exercida pelo controle depende, em grande parte e em larga medida, da adequação dos seus padrões.

Os mais completos padrões de controle utilizados pelas empresas são os orçamentos globais, detalhados e rigorosos. Constituem o mais difundido tipo de padrão comparativo. Contudo, os orçamentos empresariais não são perfeitos e requerem cuidados especiais para o seu uso generalizado como padrão ideal de medida de desempenho.

Auditoria interna

A auditoria interna dispõe de um potencial considerável de melhoria no funcionamento operacional do empreendimento ao qual está ligada. É comum os auditores se encontrarem em situação de localizar causas de erros e práticas ineficientes, bem como engendrar meios de corrigi-las. Trata-se, portanto, de tirar proveito pleno dessa potencialidade, de forma a promover a vigilância e o aperfeiçoamento contínuo dos instrumentos de controle da administração.

Sob a ótica da segurança, a auditoria interna tem como uma de suas funções avaliar os sistemas, processos e procedimentos de uma empresa para identificar os pontos considerados vulneráveis. A auditoria também serve como ferramenta de gestão, capaz de orientar as ações estratégicas da organização na conquista de novos mercados e lançamento de novos produtos, por que, suas ferramentas são capazes de analisar riscos embutidos em projetos de expansão.

 A auditoria interna é prática corrente nas grandes empresas. A sua aplicação, também, vem sendo utilizada pelas empresas de pequeno e médio porte. O aumento da demanda por esse serviço já é visível e tende a crescer. Essa nova realidade se deve principalmente à mudança cultural dos empresários, que estão assimilando a importância vital da transparência e da profissionalização em seus negócios.

Se a auditoria interna for desenvolvida em sua abrangência, torna-se um instrumento precioso para que o Conselho de Administração saiba se a empresa está sendo bem conduzida e orientar ações preventivas.